Çağrı Yönlendirme: Çoğu Ekibin Yetersiz Kullandığı İşi Büyütme Aracı

giriiş

Cevaplanmayan her iş görüşmesi kendinize karşı küçük bir bahistir; arayan kişinin bir rakibe geçmek yerine tekrar deneyeceğine dair bir bahistir. Çağrı yönlendirme bu bahis için en basit çözümdür ve onlarca yıldır hemen hemen her telefon sisteminde mevcuttur, ancak şaşırtıcı sayıda küçük işletme hala masada kimse olmadığında çalan tek bir hat üzerinden çalışmaktadır.

Bu parça, çağrı yönlendirmenin gerçekte perde arkasında nasıl çalıştığını, mevcut farklı yönlendirme seçeneklerini, bunu atlamanın gerçek maliyetini ve bir BT danışmanı tutmadan bunun nasıl kurulacağını kapsar. Aynı zamanda işletmelerin çağrı yönlendirmeyi sıklıkla yanlış yapılandırdığı yerleri ve bunu sanal bir numarayla eşleştirmenin dağıtılmış bir ekip için mümkün olanı nasıl değiştirdiğini de inceliyor.

Çağrı Yönlendirmenin Gerçekte Başladığı Anı

Çağrı yönlendirme, telefon sisteminizin bir çağrı geldiği anda kontrol ettiği bir kuraldır: eğer bir koşul karşılanırsa (belirli sayıda çalmadan sonra cevap yoksa, hat meşgulse veya numaraya ulaşılamıyorsa), çağrı sesli mesaja gitmek veya bağlantıyı kesmek yerine otomatik olarak farklı bir numaraya yönlendirilir. Arayan kişi genellikle hiçbir şeyin olup bittiğini fark etmez; çağrı başka bir yerden alınır.

Çağrı yönlendirmeyi özellikle iş dünyası için faydalı kılan şey, yönlendirme hedefinin başka bir masa telefonu olmasına gerek olmamasıdır. Bir cep telefonu numarasını, bir ev hattını veya bir grup numarayı aynı anda çalabilir; bu, işletmenin yayınlanan tek numarasının, fiziksel olarak nerede oturuyor olursa olsun, o anda gerçekten müsait olan herkese ulaşabileceği anlamına gelir.

Mekanizmanın kendisi, arayanın telefonu veya alıcı cihaz tarafından değil, operatör veya VoIP sağlayıcı düzeyinde gerçekleştirilir. Bu nedenle çağrı yönlendirme, temel sabit hatlarda, mobil planlarda ve bulut tabanlı iş telefonu sistemlerinde benzer şekilde güvenilir bir şekilde çalışır; yönlendirme mantığı herhangi bir donanımda değil, ağda bulunur.

Bir Aramayı Yönlendirmenin Beş Yolu (ve Her Biri Uygun Olduğunda)

Koşulsuz yönlendirme, istisnasız olarak her aramayı otomatik olarak başka bir numaraya gönderir. İşletmeler bunu, bir konum geçici olarak kapatıldığında veya bir ekip üyesi gün boyunca farklı bir numaradan tamamen çalışırken kullanır.

Cevap verilmediğinde yönlendirme, yeniden yönlendirmeden önce belirli sayıda çalmayı bekler; bu, bir resepsiyon hattının standart kurulumudur; ön büroya telefonu açma şansı verin, ardından kimse açmazsa bir cep telefonu numarasına geri dönün.

Meşgul olduğunda yönlendirme yalnızca hat zaten başka bir çağrı tarafından meşgul olduğunda devreye girer; tek başına çalışan operatörler veya ikinci gelen çağrının meşgul sinyali yerine başka bir yere gitmesi gereken küçük ekipler için kullanışlıdır.

Ulaşılamadığında ilet özelliği, özellikle bir cihaz kapatıldığında veya sinyal aralığının dışında olduğunda etkinleşir; bu, aramaların hiçbir şekilde çalmaması yerine temiz bir şekilde yük devretmesine ihtiyaç duyan mobil öncelikli ekipler için önemlidir. Eşzamanlı zil sesi, birden fazla numaranın sırayla çalınması yerine aynı anda çalınması yoluyla diğerlerinden ayrılır ve ilk önce telefonu açan kişinin çağrıyı almasına olanak tanır; ilk kimin cevap vereceğine dair katı bir hiyerarşi olmadan mümkün olan en hızlı yanıt süresini isteyen küçük ekipler için popüler bir seçim.

Cevapsız Çağrıların Arkasındaki Gelir Matematiği

Cevapsız bir iş görüşmesi tarafsız bir olay değildir; başka bir yere giden bir potansiyel müşteri, rezervasyon veya destek talebidir. Müşteri davranışları üzerine yapılan araştırmalar, sesli mesaja veya son telefon hattına ulaşan arayanların büyük bir kısmının geri aramadığını sürekli olarak göstermektedir; aramalarında bir sonraki sonuca geçerler veya bunun yerine başka birinden öneri isterler. Çağrı yönlendirme, devam eden bir çağrının sesli mesajın yanı sıra ulaşacağı bir yer olmasını sağlayarak bu boşluğu doğrudan kapatır.

Çoğu telefon planında çağrı yönlendirmeyi kurmanın maliyeti sıfıra yakındır, bu da matematiğin kendi lehine dengesiz olmasına neden olur. Bu sıfıra yakın maliyeti, tek bir kapalı satışın veya elde tutulan müşterinin değeriyle karşılaştırdığınızda, çağrı yönlendirmenin neden yalnızca büyük şirketlere ayrılmış gelişmiş bir özellik değil de, kaçırılan iş çağrılarını azaltmaya yönelik neredeyse her kılavuzda temel bir öneri olarak yer aldığı açıkça ortaya çıkıyor.

Bu özellikle telefonu yanıtlayan kişinin aynı zamanda hizmeti sunan kişi olduğu hizmet işletmeleri (müteahhitler, klinikler, salonlar, danışmanlar) için geçerlidir. Çağrı yönlendirme olmadan, randevunun ortasındaki bir işletme sahibinin gelen bir çağrıyı yakalaması mümkün değildir; Bu sayede, bu çağrı tamamen cevapsız kalmak yerine cep telefonlarını, resepsiyon görevlisini veya çağrı yanıtlama hizmetini çalabilir.

Uzak Ekipler, Tek Telefon Numarası: Yönlendirme Her Şeyi Nasıl Bir Arada Tutar?

Dağıtılmış ve hibrit ekipler, çağrı yönlendirmeyi sahip olunması güzel bir şeyden ziyade yapısal bir gereklilik haline getirdi. Bir işletme, profesyonel bir numara yayınlayabilir ve gelen çağrıları, ister ofiste, ister evde veya seyahatte olsun, o gün görevde olan ekip üyesine iletebilir; müşterilerin, çağrının gerçekte nereye ulaştığını bilmesine veya umursamasına asla gerek yoktur.

Bu kurulum aynı zamanda kesintiler sırasında sürekliliği de korur. Fiziksel bir ofisin elektriği veya interneti kesilirse, uygun şekilde yapılandırılmış bir çağrı yönlendirme kuralı, gelen çağrıları otomatik olarak cep telefonu numaralarına yönlendirir, böylece işletme, müşteri operasyonel tarafta herhangi bir şeyin ters gittiğini fark etmeden çağrıları yanıtlamaya devam eder.

Kapsamı dönüşümlü olarak kullanan ekipler için (örneğin, güne veya vardiyaya bağlı olarak farklı kişilerden oluşan bir destek hattı), planlama kurallarıyla eşleştirilmiş çağrı yönlendirme, herhangi birinin her sabah ayarları manuel olarak güncellemesine gerek kalmadan doğru kişinin telefonunun doğru zamanda çalması anlamına gelir. Yayınlanan tek bir numarayı, tek bir masaya bağlı sabit bir hat yerine esnek bir yönlendirme katmanına dönüştürür.

BT Departmanı Olmadan Kurulum

Geleneksel bir sabit hatta veya mobil operatörde, çağrı yönlendirme genellikle kısa bir arama koduyla (çoğunlukla operatörünüze özel bir yıldız işareti ve rakam dizisi gibi bir şey) veya telefonunuzun yerel çağrı ayarları menüsündeki bir geçiş aracılığıyla etkinleştirilir. Bu işe yarar ancak aynı anda tek bir hedef numarasıyla sınırlıdır ve bir işletme kurulumunun genellikle ihtiyaç duyduğu koşullu mantığın (meşgul, yanıt yok, ulaşılamaz) hiçbirini sunmaz.

LetsDial de dahil olmak üzere VoIP ve bulut tabanlı iş telefonu sistemleri, çağrı yönlendirmeyi çevirme kodu yerine bir kontrol paneli aracılığıyla gerçekleştirir; bu da birden fazla kuralı yapılandırmayı, hedef numaraları eklemeyi veya kaldırmayı ve desteği aramadan yönlendirme planlarını ayarlamayı çok daha kolaylaştırır. Çoğu kurulum birkaç dakika sürer: İletim durumunuzu seçin, hedef numarayı veya numaraları girin ve kaydedin. LetsDial'leri kontrol edin fiyatlandırma hangi planların kontrol paneli tabanlı iletim kuralları içerdiğini görmek için.

Kontrol paneli tabanlı kurulumun pratik avantajı, değişikliklerin anında etkili olması ve ihtiyaç duyulduğu sıklıkta ayarlanabilmesidir; işletmenin bir konumdan üçe ölçeklenmesi veya bir ekip üyesinin kişisel numarasını değiştirmesi, bir destek bildirimi veya değişikliğin yayılması için bekleme gerektirmez. Bu esneklik, daha fazla işletmenin çağrı yönlendirmeyi geleneksel taşıyıcı sistemlerden tamamen VoIP platformlarına taşımasının önemli bir nedenidir.

İşletmelerin Çağrı Yönlendirmeyi Yanlış Yaptığı Yer

En yaygın yanlış adım, her çağrıyı geri dönüş olmadan tek bir cep telefonu numarasına iletmektir; bu, cevapsız çağrı sorununu çözmek yerine yalnızca yeniden konumlandırır; eğer bu numaraya ulaşılamıyorsa, çağrılar yine de cevapsız kalır. Sesli mesaja veya ikinci bir ekip üyesine geri dönüş gibi ikinci bir iletme koşulunun katmanlanması bu boşluğu kapatır.

İkinci hata ise ekip değişikliğinden sonra iletim kurallarını güncellemeyi unutmak. Halen eski bir çalışanın telefonuna yönlendirme yapan bir numara, yalnızca çağrıyı kaçırmakla kalmıyor, aynı zamanda müşterinin bilgilerini artık onu almaya yetkili olmayan birine gönderebilir. Personel veya roller değiştiğinde iletim kurallarının gözden geçirilmesi, sonradan akla gelen bir düşünce değil, işten çıkarmanın kalıcı bir parçası olmalıdır.

Üçüncü hata, hiçbir geri dönüşün olmaması gereken saatlerde aşırı yönlendirmedir; örneğin mesai saatleri dışındaki aramaları gece yarısı çalan kişisel bir telefona yönlendirmek gibi. Çağrı yönlendirmeyi zamana dayalı planlamayla eşleştirmek (mesai saatleri dışındaki çağrıları canlı numara yerine sesli mesaja veya yanıtlama hizmetine yönlendirmek) alıcı taraftaki kişinin tükenmesini önler.

Çağrı Yönlendirmeyi Sanal Numarayla Eşleştirme

Çağrı yönlendirme, fiziksel bir hat yerine sanal bir numaraya bağlandığında çok daha güçlü hale gelir. LetsDial ile bir işletme, desteklenen herhangi bir alan kodundaki bir numarayı talep edebilir, bu numaraya özel iletim kuralları belirleyebilir ve hedefi anında değiştirebilir; bunların hiçbiri fiziksel bir SIM, yeni bir telefon hattı kurulumu veya bir teknisyenin ziyaretini gerektirmez.

Bu kombinasyon, en çok, yeni bir şehre veya ülkeye fiziksel bir ofis açmadan yayılan işletmeler için önemlidir. LetsDial sanal numarası, yerel arayanlara tanıdık bir alan kodu verirken, çağrı yönlendirme, çağrıyı gerçek ekip üyesinin çalıştığı yere sessizce yönlendirir; bu, yalnızca geleneksel taşıyıcı altyapısını kullanarak oluşturulması çok daha pahalı ve daha yavaş olacak bir kurulumdur.

Ayrıca çağrı yönlendirmeyi aşağıdaki gibi ilgili kontrollerle eşleştirmeye değer: çağrı engelleme Paylaşılan bir hattı yönetiyorsanız, yönlendirme bir çağrının nereye gideceğine karar verirken, engelleme belirli çağrı kategorilerinin bağlanıp bağlanmayacağına karar verir ve birlikte, yayınlanan tek bir numara üzerinde işletmeye her iki özelliğin tek başına sunduğundan çok daha fazla kontrol sağlar.

Çözüm

Çağrı yönlendirme, bir kez ayarlayıp unutacağınız bir özellik değildir; bir işletmenin kimin neye, ne zaman ve nereden yanıt vereceğine karar vermesinin aktif bir parçasıdır. Yönlendirme kurallarını doğru şekilde alın, ekibiniz değiştikçe bunları güncel tutun ve çağrı yönlendirmeyi esnek bir sanal numara kurulumuyla eşleştirin; yayınlanan tek bir iş kolu, herhangi bir sayıda konuma yayılmış bir ekibi kapsayabilir.

Yalın ve duyarlı müşteri iletişimi yürütme konusunda daha geniş rehberlik için, Forbes sağlam bir başlangıç ​​referansıdır. LetsDial'nin yönlendirme kurallarının özel bir numarayla birlikte nasıl çalıştığını görmek için bugün bir tane ayarlayın ve çağrıların çalmasına son verin.

Sıkça Sorulan Sorular