Anrufweiterleitung: Der Hebel für Geschäftswachstum, den die meisten Teams zu wenig nutzen

Einführung

Jeder unbeantwortete Geschäftsanruf ist eine kleine Wette gegen Sie selbst – eine Wette, dass der Anrufer es noch einmal versucht, anstatt zu einem Konkurrenten zu wechseln. Die Anrufweiterleitung ist die einfachste Lösung für dieses Problem und ist seit Jahrzehnten auf fast jedem Telefonsystem verfügbar. Dennoch arbeiten überraschend viele kleine Unternehmen immer noch mit einer einzigen Leitung, die einfach klingelt, wenn niemand am Schreibtisch ist.

In diesem Artikel geht es darum, wie die Anrufweiterleitung tatsächlich hinter den Kulissen funktioniert, welche verschiedenen Routing-Optionen verfügbar sind, wie hoch die tatsächlichen Kosten sind, wenn man sie überspringt, und wie man sie einrichtet, ohne einen IT-Berater zu engagieren. Außerdem wird untersucht, wo Unternehmen die Anrufweiterleitung häufig falsch konfigurieren und wie die Kopplung mit einer virtuellen Nummer die Möglichkeiten für ein verteiltes Team verändert.

Der Moment, in dem die Anrufweiterleitung tatsächlich beginnt

Bei der Anrufweiterleitung handelt es sich um eine Regel, die Ihr Telefonsystem prüft, sobald ein Anruf eingeht: Wenn eine Bedingung erfüllt ist – keine Antwort nach einer festgelegten Anzahl von Klingeltönen, die Leitung ist besetzt oder die Nummer einfach nicht erreichbar – wird der Anruf automatisch an eine andere Nummer umgeleitet, anstatt zur Voicemail zu gehen oder die Verbindung zu trennen. Der Anrufer bemerkt normalerweise nie, dass etwas passiert ist; Der Anruf wird einfach woanders entgegengenommen.

Was die Anrufweiterleitung speziell für Unternehmen nützlich macht, ist, dass das Umleitungsziel kein anderes Tischtelefon sein muss. Es kann eine Mobiltelefonnummer, eine Festnetznummer oder eine ganze Gruppe von Nummern gleichzeitig anrufen, was bedeutet, dass die einzelne veröffentlichte Nummer des Unternehmens jeden erreichen kann, der gerade erreichbar ist, unabhängig davon, wo er sich gerade befindet.

Der Mechanismus selbst wird auf der Ebene des Netzbetreibers oder VoIP-Anbieters verwaltet, nicht durch das Telefon des Anrufers oder das Empfangsgerät. Aus diesem Grund funktioniert die Anrufweiterleitung zuverlässig bei einfachen Festnetzanschlüssen, Mobilfunktarifen und cloudbasierten Geschäftstelefonsystemen – die Umleitungslogik befindet sich im Netzwerk und nicht in einer bestimmten Hardware.

Fünf Möglichkeiten, einen Anruf weiterzuleiten (und wann jede davon passt)

Bei der bedingungslosen Weiterleitung wird jeder Anruf ausnahmslos automatisch an eine andere Nummer weitergeleitet. Unternehmen nutzen dies, wenn ein Standort vorübergehend geschlossen ist oder ein Teammitglied an diesem Tag vollständig von einer anderen Nummer aus arbeitet.

Bei „Weiterleiten bei keiner Antwort“ wird eine festgelegte Anzahl von Klingeltönen abgewartet, bevor die Umleitung erfolgt. Dies ist die Standardeinstellung für eine Empfangsleitung – geben Sie der Rezeption die Möglichkeit, abzunehmen, und greifen Sie dann auf eine Mobiltelefonnummer zurück, wenn sich niemand meldet.

„Weiterleiten bei Besetzt“ wird nur aktiviert, wenn die Leitung bereits durch einen anderen Anruf besetzt ist. Dies ist nützlich für Einzelvermittler oder kleine Teams, bei denen ein zweiter eingehender Anruf an eine andere Stelle weitergeleitet werden muss und nicht durch ein Besetztzeichen.

„Weiterleiten bei Nichterreichbarkeit“ wird insbesondere dann aktiviert, wenn ein Gerät ausgeschaltet ist oder sich außerhalb der Signalreichweite befindet. Dies ist wichtig für Mobile-First-Teams, die einen sauberen Failover von Anrufen benötigen, anstatt einfach nur ins Nichts zu klingeln. Gleichzeitiges Klingeln unterbricht die anderen, indem mehrere Nummern gleichzeitig und nicht nacheinander angerufen werden, sodass derjenige den Anruf entgegennehmen kann, der zuerst antwortet – eine beliebte Wahl für kleine Teams, die eine schnellstmögliche Reaktionszeit ohne eine strenge Hierarchie wünschen, wer zuerst antwortet.

Die Umsatzrechnung hinter verpassten Anrufen

Ein verpasster geschäftlicher Anruf ist kein neutrales Ereignis – es handelt sich um einen Lead, eine Buchung oder eine Supportanfrage, die einfach woanders hingegangen ist. Studien zum Kundenverhalten zeigen immer wieder, dass ein großer Teil der Anrufer, die die Voicemail oder eine Deadline erreichen, einfach nicht zurückruft; Sie wechseln zum nächsten Ergebnis ihrer Suche oder bitten stattdessen jemand anderen um eine Empfehlung. Die Anrufweiterleitung schließt diese Lücke direkt, indem sie sicherstellt, dass ein laufender Anruf auch an einer anderen Stelle als der Voicemail landen kann.

Die Kosten für die Einrichtung einer Anrufweiterleitung liegen bei den meisten Telefontarifen nahe bei Null, was die Rechnung zu seinen Gunsten verzerrt. Vergleichen Sie diese nahezu Null-Kosten mit dem Wert eines einzelnen abgeschlossenen Verkaufs- oder Bestandskunden, und es wird klar, warum die Anrufweiterleitung in fast jedem Ratgeber zur Reduzierung entgangener Geschäftsanrufe als grundlegende Empfehlung auftaucht und nicht nur als erweiterte Funktion, die größeren Unternehmen vorbehalten ist.

Dies gilt insbesondere für Dienstleistungsunternehmen – Auftragnehmer, Kliniken, Salons, Berater –, bei denen die Person, die den Anruf entgegennimmt, häufig auch die Person ist, die die Dienstleistung erbringt. Ohne Anrufweiterleitung hat ein Geschäftsinhaber mitten im Termin keine Möglichkeit, einen eingehenden Anruf entgegenzunehmen; Damit kann dieser Anruf auf dem Mobiltelefon, bei einer Rezeptionistin oder einem Anrufbeantworter klingeln, anstatt völlig unbeantwortet zu bleiben.

Remote-Teams, eine Telefonnummer: Wie die Weiterleitung zusammenhält

Verteilte und hybride Teams haben die Anrufweiterleitung weniger zu einem „nice-to-have“ als vielmehr zu einer strukturellen Anforderung gemacht. Ein Unternehmen kann eine berufliche Nummer veröffentlichen und eingehende Anrufe an das Teammitglied weiterleiten, das an diesem Tag im Dienst ist, unabhängig davon, ob es sich im Büro, zu Hause oder auf Reisen befindet – Kunden müssen nie wissen oder sich darum kümmern, wo der Anruf tatsächlich landet.

Dieser Aufbau gewährleistet auch die Kontinuität bei Störungen. Wenn in einem physischen Büro Strom oder Internet ausfällt, leitet eine ordnungsgemäß konfigurierte Anrufweiterleitungsregel eingehende Anrufe automatisch an Mobiltelefonnummern um, sodass das Unternehmen weiterhin Anrufe entgegennimmt, ohne dass der Kunde jemals bemerkt, dass auf betrieblicher Seite etwas schief gelaufen ist.

Für Teams, deren Abdeckung rotiert – beispielsweise eine Support-Hotline, die je nach Tag oder Schicht mit unterschiedlichen Personen besetzt ist – bedeutet die Anrufweiterleitung gepaart mit Planungsregeln, dass das Telefon der richtigen Person zur richtigen Zeit klingelt, ohne dass jemand jeden Morgen die Einstellungen manuell aktualisieren muss. Es verwandelt eine einzelne veröffentlichte Nummer in eine flexible Routing-Ebene und nicht in eine Festnetzleitung, die an einen Schreibtisch gebunden ist.

Einrichtung ohne IT-Abteilung

Bei einem herkömmlichen Festnetz- oder Mobilfunkanbieter wird die Anrufweiterleitung normalerweise über einen Kurzwahlcode – oft etwa eine für Ihren Anbieter spezifische Sternchen- und Ziffernfolge – oder über einen Schalter im nativen Anrufeinstellungsmenü Ihres Telefons aktiviert. Dies funktioniert, ist jedoch auf jeweils eine Zielnummer beschränkt und bietet keine der bedingten Logiken (besetzt, keine Antwort, nicht erreichbar), die ein Geschäftsaufbau normalerweise benötigt.

VoIP- und cloudbasierte Geschäftstelefonsysteme, einschließlich LetsDial, wickeln die Anrufweiterleitung über ein Dashboard statt über eine Vorwahl ab, was es viel einfacher macht, mehrere Regeln zu konfigurieren, Zielnummern hinzuzufügen oder zu entfernen und Weiterleitungspläne ohne Anrufunterstützung anzupassen. Die meisten Einrichtungsvorgänge dauern einige Minuten: Wählen Sie Ihre Weiterleitungsbedingung, geben Sie die Zielnummer(n) ein und speichern Sie. Überprüfen Sie LetsDials Preisgestaltung um zu sehen, welche Pläne Dashboard-basierte Weiterleitungsregeln enthalten.

Der praktische Vorteil einer Dashboard-basierten Einrichtung besteht darin, dass Änderungen sofort wirksam werden und so oft wie nötig angepasst werden können – ein Unternehmen, das von einem auf drei Standorte skaliert, oder ein Teammitglied, das seine persönliche Nummer ändert, erfordert kein Support-Ticket und muss nicht warten, bis die Änderung wirksam wird. Diese Flexibilität ist einer der Hauptgründe dafür, dass immer mehr Unternehmen die Anrufweiterleitung von herkömmlichen Netzbetreibersystemen vollständig auf VoIP-Plattformen verlagern.

Wo Unternehmen die Anrufweiterleitung falsch nutzen

Der häufigste Fehltritt ist die Weiterleitung jedes Anrufs an eine einzige Mobilfunknummer ohne Ausweichmöglichkeit, wodurch das Problem der verpassten Anrufe lediglich verlagert wird, anstatt es zu lösen – wenn diese eine Nummer nicht erreichbar ist, bleiben Anrufe immer noch unbeantwortet. Durch die Einbindung einer zweiten Weiterleitungsbedingung, etwa eines Fallbacks auf die Voicemail oder ein zweites Teammitglied, wird diese Lücke geschlossen.

Der zweite Fehler besteht darin, nach einem Teamwechsel zu vergessen, die Weiterleitungsregeln zu aktualisieren. Eine Nummer, die immer noch an das Telefon eines ehemaligen Mitarbeiters weitergeleitet wird, verpasst nicht nur den Anruf – sie kann auch die Informationen eines Kunden an jemanden senden, der nicht mehr zum Empfang dieser Informationen berechtigt ist. Die Überprüfung der Weiterleitungsregeln bei jedem Personal- oder Rollenwechsel sollte ein fester Bestandteil des Offboardings sein und kein nachträglicher Einfall.

Der dritte Fehler ist die übermäßige Weiterleitung zu Zeiten, in denen es überhaupt keine Ausweichmöglichkeit geben sollte, etwa die Weiterleitung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten an ein privates Telefon, das dann um Mitternacht klingelt. Durch die Kombination der Anrufweiterleitung mit zeitbasierter Planung – die Weiterleitung von Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten an die Voicemail oder einen Anrufbeantworter statt an eine Live-Nummer – wird vermieden, dass der Gesprächspartner ausgebrannt ist.

Anrufweiterleitung mit einer virtuellen Nummer koppeln

Die Anrufweiterleitung wird wesentlich leistungsfähiger, wenn sie an eine virtuelle Nummer statt an eine physische Leitung angeschlossen wird. Mit LetsDial kann ein Unternehmen eine Nummer in jeder unterstützten Vorwahl anfordern, spezifische Weiterleitungsregeln für diese Nummer festlegen und das Ziel im Handumdrehen ändern – dafür ist keine physische SIM-Karte, die Installation einer neuen Telefonleitung oder der Besuch eines Technikers erforderlich.

Diese Kombination ist vor allem für Unternehmen von Bedeutung, die in eine neue Stadt oder ein neues Land expandieren, ohne dort ein physisches Büro zu eröffnen. Eine virtuelle LetsDial-Nummer bietet lokalen Anrufern eine vertraute Vorwahl, während die Anrufweiterleitung den Anruf stillschweigend an den Ort weiterleitet, von dem aus das tatsächliche Teammitglied arbeitet – eine Einrichtung, die allein mit der herkömmlichen Netzbetreiberinfrastruktur weitaus teurer und langsamer aufzubauen wäre.

Es lohnt sich auch, die Anrufweiterleitung mit entsprechenden Steuerelementen zu koppeln Anrufsperre Wenn Sie eine gemeinsam genutzte Leitung verwalten, entscheidet die Weiterleitung darüber, wohin ein Anruf weitergeleitet wird, während die Sperre darüber entscheidet, ob bestimmte Kategorien von Anrufen überhaupt verbunden werden. Zusammen geben sie einem Unternehmen erheblich mehr Kontrolle über eine einzelne veröffentlichte Nummer, als jede Funktion allein bietet.

Abschluss

Die Anrufweiterleitung ist keine Funktion, die Sie einmal einrichten und dann vergessen – sie ist ein aktiver Teil der Entscheidung eines Unternehmens, wer was, wann und von wo aus antwortet. Legen Sie die Routing-Regeln richtig fest, halten Sie sie auf dem neuesten Stand, wenn sich Ihr Team ändert, und koppeln Sie die Anrufweiterleitung mit einer flexiblen Einrichtung virtueller Nummern. So kann ein einziger veröffentlichter Geschäftsbereich ein Team abdecken, das über eine beliebige Anzahl von Standorten verteilt ist.

Für eine umfassendere Anleitung zur Durchführung einer schlanken, reaktionsfähigen Kundenkommunikation, Forbes ist eine solide Ausgangsreferenz. Um zu sehen, wie die Weiterleitungsregeln von LetsDial zusammen mit einer dedizierten Nummer funktionieren, richten Sie noch heute eine ein und lassen Sie keine Anrufe mehr klingeln.

Häufig gestellte Fragen