Wirtualne call center: co to jest i jak je właściwie uruchomić

Wstęp

Wirtualne centrum obsługi telefonicznej wykonuje tę samą pracę, co tradycyjne — przekierowuje połączenia przychodzące i wychodzące do odpowiedniego agenta — bez pomieszczenia pełnego telefonów stacjonarnych i szafy z okablowaniem do ich obsługi. Każdy agent odpowiada z dowolnego urządzenia, na którym się znajduje, w jakimkolwiek mieście, w którym się znajduje, dzięki połączeniu w chmurze zamiast współdzielonego lokalnego systemu telefonicznego. Na koniec będziesz dokładnie wiedzieć, co sprawia, że ​​routing działa i czego potrzebuje konfiguracja wirtualna, a czego nie wymaga podstawowa linia telefoniczna.

Kluczowe wnioski

• Wirtualne centrum obsługi telefonicznej kieruje połączenia przez Internet do agentów na dowolnym urządzeniu i w dowolnej lokalizacji — nie jest wymagany żaden wspólny sprzęt telefoniczny.
• Logika routingu (kolejki, przydzielanie w oparciu o umiejętności, menu IVR) sprawia, że ​​jest to centrum obsługi telefonicznej, a nie tylko wspólny numer telefonu.
• Agenci potrzebują jedynie stabilnego połączenia i urządzenia; nie trzeba instalować ani konserwować telefonu stacjonarnego ani lokalnej centrali PBX.
• Narzędzia nadzorcze i analizy są tak samo ważne jak sam routing — kolejką bez wglądu w nią nie da się zarządzać na dużą skalę.

Czym właściwie jest wirtualne call center

Tradycyjne call center łączy agentów z jednym budynkiem i jednym systemem telefonicznym — sprzęt do routingu znajduje się w szafie, a agent musi znajdować się przy przydzielonym mu biurku, aby odebrać połączenie. Wirtualne call center przenosi logikę routingu do chmury, więc każdy agent posiadający urządzenie i połączenie może zalogować się do tej samej kolejki, niezależnie od tego, czy znajduje się w sąsiednim pokoju, czy w innym kraju.

Numer wybierany przez klienta nie zmienia się w zależności od tego, gdzie agenci przebywają danego dnia — warstwa chmury obsługuje to tłumaczenie w sposób niewidoczny.

Jak połączenia są kierowane do odpowiedniego agenta

Samo przekierowywanie zwykle przebiega przez trzy warstwy: menu IVR, które sortuje zamiary dzwoniącego, kolejkę wstrzymującą połączenie do czasu, aż ktoś będzie wolny, oraz regułę przydziału, która wybiera najlepiej dopasowanego dostępnego agenta, a nie tylko tego, który najdłużej był bezczynny. Przekierowywanie oparte na umiejętnościach — na przykład wysyłanie pytań dotyczących rozliczeń do agentów przeszkolonych w zakresie rozliczeń — jest tym, co oddziela prawdziwe call center od jednej wspólnej linii, na którą odpowiada kilka osób.

Czego potrzebuje wirtualne call center poza linią telefoniczną

Numer telefonu, pod którym dzwoni kilka osób, nie jest call center — brakuje mu elementów, które umożliwiają zarządzanie kolejką. Pełna platforma contact center dodaje elementy, które faktycznie mają znaczenie na co dzień: czat i pocztę elektroniczną umieszczone w tej samej kolejce co połączenia, wgląd w czasie oczekiwania i status agenta przez przełożonego na żywo oraz raporty pokazujące, gdzie faktycznie utknęły połączenia.

Bez tej warstwy rosnąca kolejka jest niewidoczna, dopóki klienci nie zaczną narzekać na czas przestojów – i wtedy naprawa stanie się reaktywna, a nie planowana.

Konfiguracja wirtualnego call center w praktyce

1. 1Wybierz numer, za którym będzie stała kolejka.
2. 2Zbuduj menu IVR i reguły routingu.
3. 3Dodaj agentów z oznaczonymi ich umiejętnościami lub zespołami.
4. 4Kolejka jest aktywna.

Nie trzeba okablować szafki telefonicznej ani sprzętu biurkowego do zapewnienia — cała konfiguracja odbywa się w oprogramowaniu.

Skąd faktycznie pracują agenci

Ponieważ routing odbywa się w chmurze, fizyczna konfiguracja agenta nie ma większego znaczenia — większość zadań obsługuje laptop i zestaw słuchawkowy, a resztę zapewnia aplikacja mobilna dla każdego, kto odejdzie od biurka. Ta elastyczność również ułatwia zatrudnianie: wykwalifikowany agent w innej strefie czasowej lub mieście to po prostu kolejne logowanie do tej samej kolejki, a nie drugie biuro do otwarcia.

Błędy, które osłabiają wirtualne call center

• Traktowanie wspólnego numeru telefonu jako centrum telefonicznego bez żadnej logiki kolejki ani routingu opartego na umiejętnościach.
• Dodawanie agentów bez wglądu w długość kolejki lub czas oczekiwania, aż klienci zaczną narzekać.
• Ignorowanie kanałów innych niż głosowe, więc czaty i e-maile gromadzą się poza tymi samymi raportami, które otrzymują połączenia.
• Pomijanie nagrywania rozmów lub analiz, nie pozostawiając żadnych zapisów o tym, gdzie połączenia faktycznie się zepsuły.

Podstawowy model nawiązuje do tradycyjnego centrum telefoniczne działa — kolejka, IVR i reguły routingu to te same koncepcje, po prostu działające w chmurze, a nie na sprzęcie lokalnym.

Wniosek

Wirtualne centrum obsługi telefonicznej to ten sam problem routingu, który rozwiązuje rozwiązanie tradycyjne — uzyskanie odpowiedniego połączenia z właściwym agentem — bez budynku i sprzętu, który to umożliwiał.

Sama konfiguracja zajmuje ułamek czasu w porównaniu z fizyczną rozbudową, a narzędzia centrum kontaktowego Letdial są zbudowane właśnie wokół tego: routingu, nadzoru i raportowania, które od początku działają w chmurze.

Często zadawane pytania