कॉल फ़ॉरवर्डिंग: बिज़नेस ग्रोथ लीवर जिसका अधिकतर टीमें उपयोग नहीं कर रही हैं

परिचय

प्रत्येक अनुत्तरित व्यावसायिक कॉल आपके विरुद्ध एक छोटा सा दांव है - एक शर्त कि कॉल करने वाला व्यक्ति किसी प्रतिस्पर्धी के पास जाने के बजाय फिर से प्रयास करेगा। कॉल फ़ॉरवर्डिंग उस शर्त के लिए सबसे सरल समाधान है, और यह दशकों से लगभग हर फोन सिस्टम पर उपलब्ध है, फिर भी आश्चर्यजनक संख्या में छोटे व्यवसाय अभी भी एक ही लाइन पर चलते हैं जो तब बजता है जब डेस्क पर कोई नहीं होता है।

इस भाग में बताया गया है कि कॉल फ़ॉरवर्डिंग वास्तव में पर्दे के पीछे कैसे काम करती है, उपलब्ध विभिन्न रूटिंग विकल्प, इसे छोड़ने की वास्तविक लागत, और आईटी सलाहकार को काम पर रखे बिना इसे कैसे सेट किया जाए। यह इस बात पर भी गौर करता है कि व्यवसाय आमतौर पर कॉल फ़ॉरवर्डिंग को गलत तरीके से कॉन्फ़िगर करते हैं और वर्चुअल नंबर के साथ इसे जोड़ने से वितरित टीम के लिए क्या संभव है, यह कैसे बदल जाता है।

जिस क्षण कॉल अग्रेषण वास्तव में प्रारंभ होता है

कॉल फ़ॉरवर्डिंग एक नियम है, आपका फ़ोन सिस्टम तुरंत कॉल आने पर जाँच करता है: यदि कोई शर्त पूरी होती है - निर्धारित संख्या में रिंग के बाद कोई उत्तर नहीं, लाइन व्यस्त है, या नंबर बस पहुंच योग्य नहीं है - तो कॉल ध्वनि मेल पर जाने या डिस्कनेक्ट होने के बजाय स्वचालित रूप से एक अलग नंबर पर रीडायरेक्ट हो जाती है। कॉल करने वाले को आम तौर पर कभी पता नहीं चलता कि कुछ हुआ है; कॉल बस कहीं और उठ जाती है।

व्यवसाय के लिए कॉल फ़ॉरवर्डिंग को विशेष रूप से उपयोगी बनाने वाली बात यह है कि रीडायरेक्ट गंतव्य के लिए कोई अन्य डेस्क फ़ोन होना आवश्यक नहीं है। यह एक मोबाइल नंबर, होम लाइन, या नंबरों के पूरे समूह को एक साथ रिंग कर सकता है, जिसका अर्थ है कि व्यवसाय का एकल प्रकाशित नंबर किसी भी व्यक्ति तक पहुंच सकता है जो उस समय वास्तव में उपलब्ध है, भले ही वे भौतिक रूप से कहीं भी बैठे हों।

तंत्र को स्वयं वाहक या वीओआईपी प्रदाता स्तर पर नियंत्रित किया जाता है, न कि कॉल करने वाले के फोन या प्राप्तकर्ता डिवाइस द्वारा। यही कारण है कि कॉल फ़ॉरवर्डिंग बुनियादी लैंडलाइन, मोबाइल प्लान और क्लाउड-आधारित व्यावसायिक फ़ोन सिस्टम पर समान रूप से विश्वसनीय रूप से काम करती है - रीडायरेक्ट तर्क नेटवर्क में रहता है, हार्डवेयर के किसी विशेष टुकड़े में नहीं।

कॉल को रूट करने के पांच तरीके (और जब हर एक फिट बैठता है)

बिना शर्त अग्रेषण प्रत्येक कॉल को स्वचालित रूप से दूसरे नंबर पर भेजता है, कोई अपवाद नहीं। व्यवसाय इसका उपयोग तब करते हैं जब कोई स्थान अस्थायी रूप से बंद होता है या टीम का कोई सदस्य दिन भर के लिए किसी भिन्न नंबर से काम कर रहा होता है।

कोई जवाब न मिलने पर फॉरवर्ड रीडायरेक्ट करने से पहले एक निर्धारित संख्या में रिंग्स का इंतजार करता है, जो रिसेप्शन लाइन के लिए मानक सेटअप है - फ्रंट डेस्क को फोन उठाने का मौका दें, फिर अगर कोई नहीं करता है तो मोबाइल नंबर पर वापस आ जाता है।

व्यस्त किक पर केवल तभी फॉरवर्ड करें जब लाइन पर पहले से ही किसी अन्य कॉल का कब्जा हो, एकल ऑपरेटरों या छोटी टीमों के लिए उपयोगी है जहां दूसरी आने वाली कॉल को व्यस्त सिग्नल के बजाय कहीं और जाने की आवश्यकता होती है।

जब पहुंच योग्य न हो तो फॉरवर्ड विशेष रूप से तब सक्रिय होता है जब कोई उपकरण बंद हो या सिग्नल रेंज से बाहर हो, जो मोबाइल-फर्स्ट टीमों के लिए मायने रखता है, जिन्हें केवल कुछ भी नहीं बजने के बजाय कॉल को स्पष्ट रूप से विफल करने की आवश्यकता होती है। अनुक्रम के बजाय एक साथ कई नंबरों पर रिंग करने से एक साथ रिंग दूसरों से अलग हो जाती है, जिससे जो कोई भी पहले कॉल उठाता है वह कॉल लेता है - छोटी टीमों के लिए एक लोकप्रिय विकल्प जो पहले उत्तर देने वाले के सख्त पदानुक्रम के बिना सबसे तेज़ संभव प्रतिक्रिया समय चाहते हैं।

मिस्ड कॉल के पीछे राजस्व गणित

एक मिस्ड बिजनेस कॉल एक तटस्थ घटना नहीं है - यह एक लीड, एक बुकिंग, या एक समर्थन अनुरोध है जो अभी कहीं और चला गया है। ग्राहक व्यवहार पर किए गए अध्ययनों से लगातार पता चलता है कि कॉल करने वालों का एक बड़ा हिस्सा जो वॉइसमेल या डेड लाइन पर पहुंचता है, वह वापस कॉल नहीं करता है; वे अपनी खोज पर अगले परिणाम पर जाते हैं या इसके बजाय किसी और से अनुशंसा मांगते हैं। कॉल अग्रेषण सीधे उस अंतर को बंद कर देता है, जिससे यह सुनिश्चित हो जाता है कि चल रही कॉल ध्वनि मेल के अलावा कहीं और पहुंच सकती है।

अधिकांश फ़ोन योजनाओं पर कॉल अग्रेषण स्थापित करने की लागत शून्य के करीब है, जिससे गणित इसके पक्ष में असंतुलित हो जाता है। एकल बंद बिक्री या बरकरार ग्राहक के मूल्य के मुकाबले उस लगभग शून्य लागत की तुलना करें, और यह स्पष्ट हो जाता है कि मिस्ड बिजनेस कॉल को कम करने के लिए लगभग हर गाइड में कॉल फ़ॉरवर्डिंग एक आधारभूत अनुशंसा के रूप में क्यों दिखाई देती है, न कि केवल बड़ी कंपनियों के लिए आरक्षित एक उन्नत सुविधा के रूप में।

यह विशेष रूप से सेवा व्यवसायों - ठेकेदारों, क्लीनिकों, सैलून, सलाहकारों के लिए सच है - जहां फोन का जवाब देने वाला व्यक्ति अक्सर सेवा प्रदान करने वाला व्यक्ति भी होता है। कॉल फ़ॉरवर्डिंग के बिना, किसी व्यवसाय स्वामी के पास नियुक्ति के बीच में आने वाली कॉल को पकड़ने का कोई तरीका नहीं होता है; इसके साथ, वह कॉल पूरी तरह से अनुत्तरित रहने के बजाय उनके मोबाइल, रिसेप्शनिस्ट या कॉल-उत्तर देने वाली सेवा को कॉल कर सकती है।

दूरस्थ टीमें, एक फ़ोन नंबर: अग्रेषण इसे एक साथ कैसे रखता है

वितरित और हाइब्रिड टीमों ने कॉल फ़ॉरवर्डिंग को एक उपयोगी चीज़ के रूप में कम और एक संरचनात्मक आवश्यकता के रूप में अधिक बना दिया है। कोई व्यवसाय एक पेशेवर नंबर प्रकाशित कर सकता है और उस दिन ड्यूटी पर मौजूद टीम के किसी भी सदस्य को इनकमिंग कॉल अग्रेषित कर सकता है, भले ही वे कार्यालय में हों, घर पर हों, या यात्रा कर रहे हों - ग्राहकों को कभी भी यह जानने या परवाह करने की आवश्यकता नहीं होती है कि कॉल वास्तव में कहां आती है।

यह सेटअप व्यवधानों के दौरान निरंतरता की भी रक्षा करता है। यदि किसी भौतिक कार्यालय में बिजली या इंटरनेट बंद हो जाता है, तो उचित रूप से कॉन्फ़िगर किया गया कॉल फ़ॉरवर्डिंग नियम स्वचालित रूप से मोबाइल नंबरों पर आने वाली कॉलों को पुन: रूट कर देता है, ताकि ग्राहक को कभी भी पता चले कि परिचालन पक्ष में कुछ भी गलत हुआ है, व्यवसाय कॉल का उत्तर देता रहता है।

उन टीमों के लिए जो कवरेज को घुमाती हैं - मान लीजिए, दिन या शिफ्ट के आधार पर अलग-अलग लोगों द्वारा नियुक्त एक सहायता लाइन - शेड्यूलिंग नियमों के साथ जोड़ी गई कॉल अग्रेषण का मतलब है कि हर सुबह सेटिंग्स को मैन्युअल रूप से अपडेट किए बिना सही व्यक्ति का फोन सही समय पर बजता है। यह एक प्रकाशित संख्या को एक डेस्क से बंधी एक निश्चित लाइन के बजाय एक लचीली रूटिंग परत में बदल देता है।

आईटी विभाग के बिना इसे स्थापित करना

पारंपरिक लैंडलाइन या मोबाइल वाहक पर, कॉल अग्रेषण आमतौर पर एक छोटे डायल कोड के माध्यम से सक्रिय किया जाता है - अक्सर आपके वाहक के लिए विशिष्ट तारांकन-और-अंक अनुक्रम जैसा कुछ - या आपके फोन के मूल कॉल सेटिंग्स मेनू में टॉगल के माध्यम से। यह काम करता है लेकिन एक समय में एक गंतव्य संख्या तक ही सीमित है और कोई भी सशर्त तर्क (व्यस्त, कोई उत्तर नहीं, पहुंच से बाहर) प्रदान नहीं करता है जिसकी एक व्यवसाय सेटअप को आमतौर पर आवश्यकता होती है।

LetsDial सहित वीओआईपी और क्लाउड-आधारित व्यावसायिक फोन सिस्टम, डायल कोड के बजाय डैशबोर्ड के माध्यम से कॉल अग्रेषण को संभालते हैं, जिससे कई नियमों को कॉन्फ़िगर करना, गंतव्य नंबर जोड़ना या हटाना और कॉल समर्थन के बिना अग्रेषण शेड्यूल समायोजित करना बहुत आसान हो जाता है। अधिकांश सेटअप में कुछ मिनट लगते हैं: अपनी अग्रेषण स्थिति चुनें, गंतव्य संख्या या नंबर दर्ज करें, और सहेजें। LetsDial की जाँच करें मूल्य निर्धारण यह देखने के लिए कि किन योजनाओं में डैशबोर्ड-आधारित अग्रेषण नियम शामिल हैं।

डैशबोर्ड-आधारित सेटअप का व्यावहारिक लाभ यह है कि परिवर्तन तुरंत प्रभावी होते हैं और आवश्यकतानुसार समायोजित किए जा सकते हैं - एक व्यवसाय को एक स्थान से तीन स्थान तक ले जाना, या एक टीम के सदस्य को अपना व्यक्तिगत नंबर बदलना, किसी समर्थन टिकट की आवश्यकता नहीं है या परिवर्तन के प्रचार के लिए प्रतीक्षा करने की आवश्यकता नहीं है। यह लचीलापन एक प्रमुख कारण है कि अधिक व्यवसाय कॉल फ़ॉरवर्डिंग को पारंपरिक वाहक प्रणालियों से हटाकर पूरी तरह से वीओआईपी प्लेटफ़ॉर्म पर ले जा रहे हैं।

जहां व्यवसायों को कॉल अग्रेषण गलत लगता है

सबसे आम गलत कदम प्रत्येक कॉल को बिना किसी फ़ॉलबैक के एक ही मोबाइल नंबर पर अग्रेषित करना है, जो मिस्ड-कॉल समस्या को हल करने के बजाय उसे स्थानांतरित कर देता है - यदि वह एक नंबर पहुंच योग्य नहीं है, तो कॉल अभी भी अनुत्तरित रहती हैं। दूसरी अग्रेषण स्थिति में लेयरिंग, जैसे वॉइसमेल पर फ़ॉलबैक या दूसरी टीम के सदस्य, उस अंतर को बंद कर देता है।

दूसरी गलती टीम बदलने के बाद अग्रेषण नियमों को अपडेट करना भूल जाना है। एक पूर्व कर्मचारी के फ़ोन पर अभी भी अग्रेषित किया जा रहा नंबर केवल कॉल मिस नहीं करता है - यह ग्राहक की जानकारी किसी ऐसे व्यक्ति को भेज सकता है जो अब इसे प्राप्त करने के लिए अधिकृत नहीं है। जब भी स्टाफ या भूमिकाएं बदलती हैं तो अग्रेषण नियमों की समीक्षा करना ऑफबोर्डिंग का एक स्थायी हिस्सा होना चाहिए, न कि बाद का विचार।

तीसरी गलती घंटों के दौरान अति-फ़ॉरवर्ड करना है जब कोई फ़ॉलबैक मौजूद नहीं होना चाहिए, जैसे किसी निजी फ़ोन पर घंटों के बाद की कॉल अग्रेषित करना जो आधी रात को बजती है। कॉल फ़ॉरवर्डिंग को समय-आधारित शेड्यूलिंग के साथ जोड़ना - घंटों के बाद की कॉल को लाइव नंबर के बजाय वॉइसमेल या उत्तर देने वाली सेवा पर रूट करना - प्राप्त करने वाले व्यक्ति को परेशान होने से बचाता है।

कॉल फ़ॉरवर्डिंग को वर्चुअल नंबर के साथ जोड़ना

एक बार भौतिक लाइन के बजाय वर्चुअल नंबर से जुड़ जाने पर कॉल फ़ॉरवर्डिंग काफी अधिक शक्तिशाली हो जाती है। LetsDial के साथ, कोई व्यवसाय किसी भी समर्थित क्षेत्र कोड में एक नंबर का दावा कर सकता है, उस नंबर के लिए विशिष्ट अग्रेषण नियम निर्धारित कर सकता है, और तुरंत गंतव्य बदल सकता है - इनमें से किसी के लिए भौतिक सिम, एक नई फोन लाइन स्थापना, या एक तकनीशियन से मिलने की आवश्यकता नहीं है।

यह संयोजन किसी नए शहर या देश में बिना कोई भौतिक कार्यालय खोले विस्तार करने वाले व्यवसायों के लिए सबसे अधिक मायने रखता है। एक LetsDial वर्चुअल नंबर स्थानीय कॉल करने वालों को एक परिचित क्षेत्र कोड देता है, जबकि कॉल फ़ॉरवर्डिंग चुपचाप कॉल को रूट करता है जहां से वास्तविक टीम सदस्य काम कर रहा है - एक सेटअप जो अकेले पारंपरिक वाहक बुनियादी ढांचे का उपयोग करके निर्माण करने के लिए कहीं अधिक महंगा और धीमा होगा।

कॉल फ़ॉरवर्डिंग को संबंधित नियंत्रणों के साथ जोड़ना भी उचित है कॉल बारिंग यदि आप एक साझा लाइन का प्रबंधन कर रहे हैं - फ़ॉरवर्डिंग यह तय करती है कि कॉल कहाँ जाएगी, जबकि बैरिंग यह तय करती है कि कॉल की कुछ श्रेणियाँ बिल्कुल कनेक्ट होती हैं या नहीं, और साथ में वे किसी व्यवसाय को किसी भी फीचर ऑफ़र की तुलना में किसी एकल प्रकाशित नंबर पर काफी अधिक नियंत्रण देते हैं।

निष्कर्ष

कॉल फ़ॉरवर्डिंग कोई ऐसी सुविधा नहीं है जिसे आप एक बार सेट करते हैं और भूल जाते हैं - यह एक व्यवसाय का सक्रिय हिस्सा है कि कैसे कोई व्यवसाय यह तय करता है कि कौन क्या, कब और कहाँ से उत्तर देता है। रूटिंग नियमों को ठीक से प्राप्त करें, जैसे-जैसे आपकी टीम बदलती है, उन्हें अपडेट करते रहें, और कॉल फ़ॉरवर्डिंग को एक लचीले वर्चुअल नंबर सेटअप के साथ जोड़ें, और एक प्रकाशित बिजनेस लाइन किसी भी स्थान पर फैली टीम को कवर कर सकती है।

दुबले-पतले, प्रतिक्रियाशील ग्राहक संचार पर व्यापक मार्गदर्शन के लिए, फोर्ब्स एक ठोस आरंभिक संदर्भ है. यह देखने के लिए कि LetsDial के अग्रेषण नियम एक समर्पित नंबर के साथ कैसे काम करते हैं, आज ही एक सेट करें और कॉल की घंटी बजना बंद कर दें।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्नों